TORICO全社会イベント TORICO NIGHT 2019 でオペレータしました

Qiita の TORICO Advent Calendar 2019 の記事として書きました

TORICO NIGHT

TORICOでは、年2回のペースで全社員任意参加の食事会「TORICO NIGHT」を開催しています。

2017年から開始して、201911月の開催で5回を迎えました。

多くの会社は、12月に「忘年会」という形で食事会をされると思いますが、TORICO12月は商品が非常に多く売れる時期であり、物流チームも事務チームも気が抜けなくなるため、その時期を避けて秋口に食事会をします。

開催場所

TORICOでは、マンガの原画展やトークイベントを行うためのイベントスペースを自社運営しています。TORICO NIGHT を開催する際も自社イベントスペースを使うことが多くあります。

今回の TORICO NIGHT は、自社運営の池袋のイベントスペース「池袋虜」で行うこととしました。

運営スタッフ

TORICO NIGHT の運営スタッフ(幹事)は、毎回くじ引きなどで決めます。イベントの最後に、当会の幹事が決めた方法で次回幹事を決めることが多いです。2019年春のTORICO NIGHT での決め方は「役員によるくじ引き」で、私は自分自身を引き当ててしまったため2019 TORICO NIGHT の幹事となりました。

2019年秋の幹事は、部門がそれぞれ違う5名が選ばれました。その5名で、次のTORICO NIGHT の全てを決め、実施することになります。

実施6週間前

顔合わせ、役割分担決め

実施時期が近づいたので、幹事チームで集まっておおよその役割を決めます。

私は、製作物のデザインや製作、本番のPA、照明のオペレーションを担当することにしました。

その他のメンバーで、ケータリングの手配や参加者への案内、会場押さえなどをします。当日の進行は全員で作ります。

今後、週イチで一時間ほど使って幹事チームで集まることを合意し、Slackのプライベートチャンネルを作ってミーティングは終了しました。

実施5週間前

テーマ決め、ケータリング決め

会のテーマやおおよその進行を決めます。ケータリングは早めに業者を決めて、予約を取ります。

予算としては単価3000円強、ドリンク別 程度からあります。前回のケータリングの感想をメンバーで話し合いながら、良さそうな所を選定します。

今回の会のテーマとして、クイズ主体で行ってみようと決めたので、問題の提出を宿題としてMTGは終了しました。

実施4週間前

進行の詰め

全体のタイムテーブルを詰めます。

クイズ以外のゲームのテストプレイをしながら、全体の時間規模を見積もります。

この段階で必要な製作物が見えてきますし、会場設営の図面も見えてきます。

実施3週間前

必要なものの洗い出し。当日の司会進行の確認など。

私は音響と照明を担当するため、現地会場を観察しながら、機材設備の数や状態を確認します。

今回はクイズのコンテンツとして、社外の脱出イベントで見るような謎解きゲームを少し盛り込みたいと思っていたので、会場を観察してその題材も探します。

会場である池袋虜は、TORICOが運営する前はクラブとして使われていました。ワンマンオペレーションか出来るよう、ステージ上のDJ卓のまわりにPA・照明設備が配置されています。

池袋虜の図面

この形だと外音を作るのも大変ですし、画面や照明を見ながらのオペレーションができませんので、なんとか配置を直したいところです。

マルチケーブルを会場奥まで取り回して、メイン卓を移動させるのも考えましたか、1日の社内イベントのためだけにやるのは手間がかかりすぎるので低優先とし、他の方法を探します。

池袋虜のPA卓「PRESONUS StudioLive 16.0.2 USB」は、USBで接続したPCでリモートコントロールができます。調光卓も、すでにWindows PC の Surfaceでコントロールできるようになっています。そのため、15mUSBケーブルで、コントロール用のPCだけ客席に配置する方法で行くことにしました。

当日は客席の隅に私のオペレーションブースを作り、PC4台で演出をコントロールすることにします。4台の役割としては

Mac1 スライド (keynote)
Mac2 BGM (iTunes, vlc)
Mac3 PAミキサー
Win1 調光卓

となります。

1PCに複数のアプリを使って台数を減らせますが、オペレーターである私が混乱してミスをする可能性もあるため、1PCに1つのアプリでわかりやすくします。

ディスプレイは、今回は全部で3台使いました。HDMI分配器を使って全てのディスプレイに同じものを映します。

実施2週間前

クイズ問題の調整と確定

配点の計算、想定できるエラーのシミュレーション、集計と伝達方法など詰めます。

デザインクリエイティブもほぼ出来上がっているので、試し刷りをして使用感を確認します。

制作物

作ったものとしては、

  • ネームカード用紙
  • 謎解き用問題用紙
  • ドリンクメニュー
  • 会場地図
  • くじ引き用ネームカード

などを作りました。

ネームカード用紙

名刺カードにプリントしたのですが、フチなしプリントはA4に8面配置のクリアカット用紙がきれいに印刷できて使いやすく、よかったです。

四隅に色がついているのは、謎解きゲームで使うためです。

くじ引き用ネームカード

次回幹事決めのためのくじを作ります。これも名刺カードで作りました。くじ引きは電子化(アプリ化)もできますが、アプリにすると運営が操作しているように見える可能性もあるため、印刷物で作ります。

コストと使いやすさ、当選発表の時の見た目のバランスを考えて、名刺カードで刷ることにしました。自動印刷をしやすくするため、A4面付けの用紙ではなく既に名刺サイズになっている用紙を使います。

HTML + jQuery でページを作って印刷しました。

Github

HTML

<!DOCTYPE html>
<html>
<head>
    <meta charset="utf-8">
    <meta name="viewport" content="width=device-width, initial-scale=1">
    <link href="business-card.css" rel="stylesheet">
    <script src="https://code.jquery.com/jquery-3.4.1.min.js"
            integrity="sha256-CSXorXvZcTkaix6Yvo6HppcZGetbYMGWSFlBw8HfCJo="
            crossorigin="anonymous"></script>
</head>
<body>
<script>
const nameSource = `
漫画 全館子
スキマ ネ子
ホーリン ラブ子
まんが 王子
マンガ テンコ
`;
    const names = nameSource.split('\n').filter(i => i);
    $(function () {
        const $body = $('body');
        for (const name of names ){
            const $card = $('<section>').addClass('sheet');
            const $name = $('<div>').addClass('name');
            $name.text(name);
            const $signature = $('<div>').addClass('signature');
            $signature.text('TORICO NIGHT 2019.11');
            $card.append($name);
            $card.append($signature);
            $body.append($card);
        }
    });
</script>
</body>
</html>

SCSS

* {
  box-sizingborder-box;
}
htmlbody {
  margin0;
  padding0;
}
@page {
  size91mm 54.5mm;
  margin0;
}
@media print {
  body {
    width91mm/* needed for Chrome */
  }
}
.sheet {
  width91mm;
  height54.5mm/* 0.5mm余裕をもたせる */
  // page-break-after: always;
  page-break-beforealways;
  positionrelative;
  margin0;
  padding5mm;
  &:nth-of-type(1) {
    page-break-beforeauto;
  }
  .name {
    width100%;
    margin-top15mm;
    height10mm;
    line-height10mm;
    //border: 1px solid black;
    font-size13mm;
    text-aligncenter;
  }
  .signature {
    width100%;
    margin-top10mm;
    height10mm;
    line-height10mm;
    font-size3mm;
    color#777;
    text-aligncenter;
  }
}
/* プレビュー用のスタイル */
@media screen {
  body {
    background#eee;
  }
  .sheet {
    backgroundwhite/* 背景を白く */
    box-shadow0 .5mm 2mm rgba(000.3); /* ドロップシャドウ */
    margin5mm;
  }
}

ドリンクメニュー

てきとうに時間をかけずにささっと。

(ダサい枠線の黒丸はクイズ中の謎と関連させるためです)

実施1週間前

準備は終わっているため、大きな作業は特にありませんでした。
当日の進行やクイズ問題の出題方法の確認を行います。

また、購入物が揃っているかの確認も行っておきます。

ちなみに、Keynote のスライドは、150枚ほどになりました。スライドをしっかり組むほど、当日はリラックスしてオペレーションできます。

当日

準備通りにイベントを進行します。小さなトラブルはいくつかありましたが、リカバリしつつ無事にイベントを終えることができました。

次回運営担当者に向けて

仕事のついでに行うものなので、できる範囲で、リラックスして設計してください。ただし、自社運営会場を使う場合、ケータリングやドリンクの提供方法は、早めに決めたほうが良いでしょう。

スライドを使うのであれば、やっぱり Keynote が使いやすく美しいと思います。

一生懸命がんばっても、参加者に冷たい態度を取られることはあるかもしれません。そういった方を見つけてしまっても、心を動かされずに練習どおり最後まで通し切るのが良いでしょう。それが、他の楽しんでいる方のためになります。

Current rating: 5

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